home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Network PC / Network PC.iso / amiga utilities / applications / accounts / financialaccounts1.42 / documents / finaccsv1.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1997-11-20  |  34.2 KB  |  972 lines

  1. ----------------------------------------------------------------------------
  2.  
  3.                          Financial Accounts V1.42
  4.  
  5.                             M.A.S. Productions
  6.  
  7.                         © 1995/96 by Mark Simonetti
  8.  
  9.                          This Program Is Shareware
  10.  
  11. ----------------------------------------------------------------------------
  12.  
  13. Credits:
  14.  
  15. PROGRAMMING/DOCUMENT    Mark Simonetti
  16. GUI COMPONENTS          Paul Firth
  17. BETA TESTERS            Myself, Geoff Dean, Jon Howells
  18.  
  19. ----------------------------------------------------------------------------
  20.  
  21. PLEASE NOTE: This program is only the evaluation version and has had some
  22. of its functions disabled.  In this case, only three months after the start
  23. of the financial year allow full access.
  24.  
  25. ----------------------------------------------------------------------------
  26.  
  27. Products Used To Produce Financial Accounts V1 And Associate Files:
  28.  
  29. COMPUTER        A500/A1200
  30. INTERPRETER     Amos Professional 2
  31. COMPILER        Amos Professional Compiler
  32. TEXT EDITOR     TxEd Plus V2.9
  33. FILE MANAGER    Dirwork 1.62
  34.  
  35. ----------------------------------------------------------------------------
  36.  
  37.                                  Contents
  38.  
  39.  
  40.    1  Financial Accounts
  41.  
  42.    1.1   Introduction
  43.    1.2   Features
  44.    1.3   Limitations
  45.    1.4   Concepts
  46.  
  47.    2  Getting Started
  48.  
  49.    2.1   Starting & Installing
  50.    2.2   Creating A New File
  51.    2.3   Loading A File
  52.    2.4   Saving A File
  53.    2.5   Closing A File
  54.    2.6   Quitting
  55.  
  56.    3  Screens & Windows
  57.  
  58.    3.1   Main Display   
  59.    3.2   File Selector
  60.    3.3   Editor
  61.    3.4   Set Up Window
  62.    3.5   Data Display Window
  63.    3.6   Reference Window
  64.    3.7   Budget Calculator
  65.    3.8   Search Window
  66.  
  67.    4  Setting Up
  68.  
  69.    4.1   Accounts
  70.    4.2   Markers
  71.    4.3   Transaction Types
  72.    4.4   VAT Codes
  73.  
  74.    5  Entering Data
  75.  
  76.    5.1   Transactions
  77.    5.2   Budget
  78.    5.3   Regular Transactions
  79.    5.4   Investments
  80.  
  81.    6  Reports
  82.  
  83.    6.1   Markers
  84.    6.2   Transaction Types
  85.    6.3   VAT Codes
  86.    6.4   Budget
  87.    6.5   Regular Transactions
  88.    6.6   Account Summary
  89.    6.7   Account Statement
  90.    6.8   Income & Expenditure
  91.    6.9   Budget Progress
  92.    6.10  VAT
  93.    6.11  Portfolio
  94.    6.12  Networth
  95.  
  96.    7  Preferences
  97.  
  98.    7.1   Autoload
  99.    7.2   Autosave
  100.    7.3   Confirm Deletes
  101.    7.4   Auto Update Entries
  102.    7.5   Date Format
  103.  
  104.    8  Printer Set Up
  105.  
  106.    8.1   Page Set Up
  107.    8.2   Paper Type
  108.    8.3   Reset Printer
  109.    8.4   Auto Elite
  110.  
  111.    9  Miscellaneous
  112.  
  113.    9.1   Rename A Projects
  114.    9.2   Rename A DOS File
  115.    9.3   Delete A DOS File
  116.    9.4   Password Protection
  117.    9.5   Account Encryption
  118.    9.6   Shortcuts
  119.    9.7   Multi-Tasking
  120.    9.8   Registering
  121.    9.9   Contacting The Author
  122.    9.10  Future
  123.    9.11  Known Bugs/Suggestions
  124.    9.12  Distibution
  125.    9.13  Disclaimer
  126.    9.14  Other
  127.  
  128. ----------------------------------------------------------------------------
  129.  
  130. 1  FINANCIAL ACCOUNTS
  131.  
  132. 1.1   Introduction
  133.  
  134. Financial Account V1 is an accounts program for the Amiga.  It was made for
  135. all you Amiga owning people to keep track of all your spending and much
  136. more !  With Financial Accounts you can set up regular transactions (direct
  137. debits), a budget, and keep track of your investments.  Financial Accounts
  138. can also be used to help run a small business by using its VAT features.
  139. Input and output VAT reports can easily be obtained.
  140.  
  141. On the disk are some sample files for you to look at so you can see how
  142. its all done.  The sample files are either what I've made up or what I've
  143. entered from other accounts programs to compare results, etc.
  144.  
  145. 1.2   Features
  146.  
  147. All of the below features are available on any amiga with 1mb or more:
  148.  
  149. . Up to  1000 Transaction per month !
  150. . Up to 100 Accounts, Markers, Transaction Types and VAT Codes
  151. . Up to 100 Investments, Regular Transaction and Budget entries
  152. . Cut/Copy/Paste transactions, investments, budgets and regular transactions
  153. . Accounts are shown month by month
  154. . A reference window to show account codes, etc. while entering data
  155. . Projects can "Autoload" when Financial Accounts is loaded
  156. . Projects can be "Autosaved" every set number of minutes
  157. . Date, time and free system memory can be display at all times
  158. . Set screen colours to however you want
  159. . Save all preferences
  160. . WB 2+ style user interface on all Amigas.
  161. . Search for transactions, investments, budgets and regular transactions
  162. . Budgets can easily be entered by using the budget calculator
  163. . Reports of the following:
  164.  
  165.    > Markers
  166.    > Transaction Types
  167.    > VAT Codes
  168.    > Budget
  169.    > Regular Transactions
  170.    > Account Summary
  171.    > Account Statement
  172.    > Income & Expenditure
  173.    > Budget Progress
  174.    > VAT Statement
  175.    > Portfolio
  176.    > Networth
  177.  
  178. 1.3   Limitations
  179.  
  180. Financial accounts is capable of handling very large amounts of money.
  181. Unfortunately there is a limit.  If a balance exceeds +/- 21474836.47 then
  182. very incorrect readings will be given.  For example, if you credit a value,
  183. and the total value exceeds the limit, the result is a negative number of no
  184. meaning at all.  This happens when calculating balances, budgets and
  185. investments.
  186.  
  187. Unfortunately, the error appears to go unnoticed in most situations, so the
  188. final balance may be incorrect.  Reports will sometimes display <overflow>
  189. instead of the actual value.  Just make sure that no calculations exceed the
  190. extremely large limit, which is unlikely.
  191.  
  192. 1.4   Concepts
  193.  
  194. The text contained in this document file may refer to terms that
  195. unexperienced users may be unfamiliar with.  Please read the following
  196. before you continue:
  197.  
  198. RMB            Right mouse button
  199. LMB            Left mouse button
  200. Point          To use the mouse to move the pointer over an object
  201. Click          To press the left mouse button on an object
  202. Double Click   To quickly click the left mouse button twice
  203. Enterbox       A box where text & numbers are entered
  204. Tickbox        Toggle this box on or off by clicking on it
  205. Select         To click on an entry so it is highlighted
  206. De-Select      To click on an entry so it is not highlighted
  207. Activate       To click inside an enterbox so that text can be entered
  208. Menu           Located at the top of the screen by holding down the RMB
  209.  
  210. 2  GETTING STARTED
  211.  
  212. 2.1   Starting & Installing
  213.  
  214. To use Financial Accounts V1, you need an Amiga with at least 1mb of memory
  215. and a disk drive.  A standard A500 runs the program with sufficient speed,
  216. and on an A1200 with a HD, the program runs like magic.
  217.  
  218. Floppy Disk Users
  219.  
  220. To run the program, simply slip the disk into your machine and the disk will
  221. boot into workbench.  Double click on the FinAccV1 disk icon a window will
  222. open displaying the what is on the disk.  Double click on FinAccV1, and the
  223. program will load.
  224.  
  225. Hard Drive Users
  226.  
  227. Installing the program couldn't be much easier.  Simply insert the disk and
  228. double click on the FinAccV1 disk icon.  Then double click on the InstallFA
  229. icon and follow on screen instructions.  Further details on installing the
  230. program can be found in the "ReadMe" file contained on this disk.
  231.  
  232. 2.2   Creating A New File
  233.  
  234. To create a new file, select "New File" from the project menu.  If there
  235. is a file already open, you will be asked if you wish to continue.
  236.  
  237. A window will then appear asking you to select the start of the financial
  238. year.  This is just a start point for all the balance calculations and the
  239. like.  Usually you just enter the current month and year.
  240.  
  241. You will then be asked if you want to use the set up from another file.
  242. If you choose to do so, the file selector will pop up asking you to select
  243. a file to load the set up from.  All the data from that file will then be
  244. loaded into your new file for use, except of course the transactions.
  245.  
  246. The file requester then appears asking for you to type in the filename to
  247. save the file as.  Remember to locate an appropriate path. (I recommend that
  248. floppy disk users should use a blank disk for there new file instead of the
  249. program disk because of the limited disk space available).
  250.  
  251. If you requested the use of the set up from another file, and that file had
  252. regular transactions in, the regular transactions will be updated to the
  253. file and the file will be re-saved.
  254.  
  255. 2.3   Loading A File
  256.  
  257. To load a Financial Accounts file, select "Open File" from the project
  258. menu.  If there is a file already open, you'll be asked if you wish
  259. to continue.
  260.  
  261. The file requester will appear asking you to select a file to load.  The
  262. file should end with .FA which signifies that it is a Financial Accounts
  263. file.
  264.  
  265. If the file you select had any regular transactions, they will be
  266. automatically be updated to the present day.  If you don't have a battery
  267. backed clock, then the system date will have to be manually updated before
  268. the regular transactions can work properly.
  269.  
  270. When the regular transactions are updated, make sure the file is saved
  271. before you have finished so that next time the file is loaded, Financial
  272. Accounts knows when they were last updated.  If the file isn't saved after
  273. the regular transactions are updated, they will be re-updated next time the
  274. file is loaded, so you'll have double entries !
  275.  
  276. 2.4   Saving A File
  277.  
  278. If you have a file open, at some point you'll want to save it.  To do this,
  279. select "Save File" from the project menu.  The file will be saved under the
  280. current project name.
  281.  
  282. 2.5   Closing A File
  283.  
  284. If you are finished with your file, you can close it by selecting
  285. "Close File" from the project menu.  Quitting Financial Accounts, loading
  286. or creating another file closes the current file automatically.
  287.  
  288. 2.6   Quitting
  289.  
  290. To quit Financial Accounts, choose "Quit" from the project menu.  If you
  291. have a file open, you'll be asked if your sure.  Make sure the file is
  292. saved before you quit.
  293.  
  294. 3  USING SCREENS AND WINDOWS
  295.  
  296. 3.1   The Main Display
  297.  
  298. The main display contains all the icons and menus for accessing the main
  299. functions of Financial Accounts.  The screen has a screen title/menu bar
  300. which contains various menus:
  301.  
  302. Project     Contains various program facilities
  303. Edit        Contains editing facilities for the data display window
  304. Set Up      The set up window can be accessed from here
  305. Mode        This determines the mode of the data display window
  306. System      Contains various preferences and set up options
  307. Reports     Various reports can be obtained from here
  308.  
  309. Below the menu bar is a row of eight icons.  The left four icons open the
  310. set up window relevant to the icon chosen.  The right four icons change the
  311. mode of the data display window relevant to the icon chosen.
  312.  
  313. Below this row of icons are two windows.  The window on the left is the
  314. reference window, and the window on the right determined what data is shown
  315. in the reference window.  The data displayed here is used for the more
  316. forgetful of us to refer to while entering data.
  317.  
  318. Below the reference window is an information box.  The following information
  319. is shown:
  320.  
  321. Current Acc    The account that is currently selected
  322. Opening Bal    The opening balance of the current account
  323. Account Bal    The current balance of the current account
  324. Current Month  The month that is currently selected in the current account
  325. M/A Entries    Entries in the current month, account and the total number
  326.                of entries that you can have in an account, ie 12000.
  327. Status         Shows the current program status
  328.  
  329. Below the information box are another set of icons and they all refer to
  330. the data display window.
  331.  
  332. Add      Add an entry to the mode currently selected
  333. Edit     Edit the selected entry
  334. Delete   Delete the selected entry
  335. Cut      Cut the selected entry
  336. Copy     Copy the selected entry
  337. Paste    Pastes the entry currently held in memory for that mode
  338.  
  339. A  Select an account to open/view/edit
  340. M  Select a month to open/view/edit
  341.  
  342. |< Go to first entry
  343. << Back 12 entries (1 page)
  344.  < Back 1 entry
  345.  > Forward 1 entry
  346. >> Forward 12 entries (1 page)
  347. >| Go to last entry
  348.  
  349. Below these icons is the actual data display window.  This window contains
  350. the data relevant to the currently selected mode.
  351.  
  352. 3.2   The File Requester
  353.  
  354. When choosing files to load, save and the like, the file requester is used
  355. as an easy alternative to typing in the device, path, and file name. The
  356. Financial Accounts file requester is fairly standard and is made up of
  357. several components:
  358.  
  359. The display box   Contains all the devices, directories and files
  360. Path enterbox     Shows the current device and path
  361. File enterbox     Shows the currently selected file
  362.  
  363. The path and file can be altered manually simply by clicking in the relevant
  364. box.  The file enterbox is automatically activated when the file requester
  365. is opened.
  366.  
  367. There are also icons for navigating around the currently selected device:
  368.  
  369. Devices     Shows a list of all the available devices to select from
  370. Parent      Goes to the previous directory or path
  371. Get Dir     Updates the current directory listing
  372. CD          Sets the current path to the path shown in the path box
  373. Sort        Sorts any data in the display box into alphabetical order
  374. OK          Choose this when the file has been selected
  375. Cancel      This will cancel the file requester
  376.  
  377. Pressing return in the path box will read the directory of the path that
  378. is contained in the that box.  Pressing return in the file box is the same
  379. as clicking on OK.  The same effect is achieved by double clicking on the
  380. file you want.
  381.  
  382. 3.3   The Editor
  383.  
  384. This window is used for entering all data into Financial Accounts.  When
  385. an editor window is opened, you are presented with several enterboxes and
  386. icons.
  387.  
  388. All editor windows contain the following icons:
  389.  
  390. Add         Add another entry
  391. Auto Add    When you reach the last enterbox and press return, the data
  392.             in the window will automatically clear ready for you to
  393.             add another entry.
  394. Cancel      Cancels the current entry and closes the edit window
  395. OK          Okays the current entry and closes the edit window
  396.  
  397. If the edit window was opened by selecting to "Add" an entry, then "AutoAdd"
  398. will automatically be selected.  However, if the edit window was opened by
  399. selecting to "Edit" an entry, "Auto Add" will be de-selected.  While you are
  400. editing, the "Auto Add" can of cause be switched on and off.
  401.  
  402. You can jump around the enterboxes by using the cursor keys or clicking in
  403. the one you want with the left mouse button.
  404.  
  405. 3.4   The Set Up Window
  406.  
  407. The set-up window is used for adding, editing and deleting Accounts, Markers,
  408. Transaction Types and VAT Codes.  It is activated by choosing one of the four
  409. icons located at the top left hand side of the screen.
  410.  
  411. Description of icons:
  412.  
  413. Add      Open the edit window for whatever you have selected to set-up
  414. Edit     Same as above but the edit window displays the selected entry data
  415. Delete   This deletes any selected entries
  416. All      This selects all of the entries
  417. Clear    This de-selects all of the entries
  418. Done !   Use this when you have finished with the set up window
  419.  
  420. To select more than one entry at a time, hold down the shift key while
  421. selecting the required entries.
  422.  
  423. Please note that the set up window doesn't have to be closed and re-opened
  424. to go from setting up accounts to say, setting up markers.  The window data
  425. is updated automatically when a different set up icon is clicked on.
  426.  
  427. 3.5   Data Display Window
  428.  
  429. The data display window displays all the entries relevant to the currently
  430. selected mode.  Unlike the set up window, only one entry can be selected at
  431. a time.
  432.  
  433. The data display window cannot be wide or tall enough to view all of the
  434. entry data at once, so a horizontal and vertical scroll bar have been
  435. included so that all of the data can be viewed.
  436.  
  437. 3.6   Reference Window
  438.  
  439. The reference window is used to give a reminder of Account codes, Marker
  440. codes, Transaction Type codes and VAT codes when entering data.
  441.  
  442. 3.7   Budget Calculation Window
  443.  
  444. This window can be accessed while the budget entry edit window is open.
  445. This window allows you to send certain values back to the editor according
  446. to what has been entered.
  447.  
  448. Start month    Where the calculation starts
  449. End month      Where the calculation ends
  450. Start value    This is the value that all the calculations refer to
  451. Inc/Dec value  This is the value that the start value is increased or
  452.                decreased by each month.  Click the % tickbox if it is a
  453.                percentage.
  454. Divide over 
  455. months         This will cause the start value to be divided over the
  456.                selected range of months.
  457. Add value      This will add the inc/dec value every month over the
  458.                selected range of months.
  459. Subtract value This will subtract the inc/dec value every month over the
  460.                selected range of months.
  461.  
  462. Click OK and the values will be returned to the editor.  If the numbers go
  463. negative, that value will be returned as zero because negative numbers are
  464. not allowed in the budget.
  465.  
  466. 3.8   Search Window
  467.  
  468. The search window allows you to search through the data in the data display
  469. window for what is specified in the search window.  The search is not case
  470. sensitive, and looks IN the data, instead of doing a direct comparison.
  471.  
  472.    eg Search for COM
  473.  
  474.    Data found  COMPUTER
  475.                COMMUNICATOR
  476.                COMPACT DISC
  477.  
  478. However, when searching for a debit/credit amount or balance in transactions,
  479. the actual amount must be exactly the same.
  480.  
  481. Description of icons:
  482.  
  483. Find        Starts the search from the start
  484. Find Next   Starts the search from the previous find
  485. Find Prev   Searches backwards from the previous find
  486. Done !      Closes the search window
  487.  
  488. Hit return to repeat last search option.
  489.  
  490. 4  SETTING UP
  491.  
  492. 4.1   Accounts
  493.  
  494. To set up some accounts, click on the Accounts icon and the set up window
  495. will appear.  Select add or edit as appropriate.
  496.  
  497. You will be asked for the following:
  498.  
  499. Account Name    Type the name of the account, eg Barclay Card
  500. Account Number  Some accounts have numbers.  If it does, put it here
  501. Account Code    This is up to you.  It is best to put the initials of the
  502.                 account name, eg BC would fit the account name shown above.
  503. Account Type    Cash, Cheque, Credit Card or Savings.  This is only for your
  504.                 reference and doesn't effect how the account is handled.
  505. Start Balance   Here you type the opening balance of the account
  506. Cheque Number   Current cheque number for the account, if applicable
  507.  
  508. 4.2   Markers
  509.  
  510. To set up markers, click on the Markers icon and the set up window will
  511. appear.  Select add or edit as appropriate.
  512.  
  513. You will be asked for the following:
  514.  
  515. Marker Ref     Type the reference of the marker here, eg Fred Flintstone
  516. Marker Code    Type the code that fits the reference best, eg FF would fit
  517.                the marker reference shown above.
  518.  
  519. 4.3   Transaction Types
  520.  
  521. To set up transaction types, click on the T. Types icon and the set up
  522. window will appear.  Select add or edit as appropriate.
  523.  
  524. You will be asked for the following:
  525.  
  526. Type Ref       Type the reference of the transaction type, eg Magazines
  527. Type Code      Type the code most appropriate to the reference, eg MAGS
  528.                would fit the example reference shown above.
  529. Type VAT Code  Type the VAT Code here, if applicable
  530.  
  531. 4.4   VAT Codes
  532.  
  533. If you are using Financial Accounts to help you run a business, you may
  534. want to make use of its VAT options.  If this is the case, click on the VAT
  535. icon and the set up window will appear.  Select add or edit as appropriate.
  536.  
  537. You will be asked for the following:
  538.  
  539. VAT Reference  Type the reference of the VAT, eg Standard Rate
  540. VAT Code       Type the code that suits the reference, eg SR for the above
  541. VAT %          Type in the percentage amount, eg 17.50
  542.  
  543. 5  ENTERING DATA
  544.  
  545. 5.1   Transactions
  546.  
  547. To enter transactions, you must have an account open and a month of that
  548. account open.  Also make sure that the data display window is in transaction
  549. mode.
  550.  
  551. Click on the add icon, or if you want to edit a transaction, select it and
  552. click on the edit icon.  The editor window should then appear.
  553.  
  554. You will be asked for the following:
  555.  
  556. Date        The date of the transaction (the year selection is automatic)
  557.             Make sure the date format corresponds to the date format
  558.             selected in the system preferences.
  559. Reference   The reference of the transaction, ie Printer Paper
  560. Type        Enter a transaction type relevant to the transaction
  561. Marker      Enter a marker relevant to the transaction (Optional)
  562. Debit       If the transaction is expenditure, enter the amount here
  563. Credit      If the transaction is income, enter the amount here
  564. VAT Code    Enter a VAT code relevant to the transaction (Optional)
  565. Cheque No.  Enter the cheque number, if applicable
  566.  
  567. When the transaction type is entered, if the transaction type has been given
  568. a VAT code, it will be automatically placed in the VAT code enterbox.
  569.  
  570. 5.2   Budget
  571.  
  572. To enter budget entries, change the data display window to budget mode and
  573. click on the add or edit icon as appropriate.  The edit window should then
  574. appear.
  575.  
  576. You will be asked for the following:
  577.  
  578. Type        The income/expenditure transaction type you are budgeting
  579. Acc Code    The account code you are budgeting, or enter ** for all
  580.             accounts.
  581.  
  582. There are another 12 enterboxes, asking for the budget for each month.
  583.  
  584. There are some additional icons in this window:
  585.  
  586. Replicate   Clicking this icon duplicates the value in the current data
  587.             box over the remaining months.
  588. Calculate   This icon opens the budget calculator window.
  589.  
  590. There is also a cyclebox which either says "Income" or "Expenditure".  To
  591. flip between the two, just click on the cyclebox.
  592.  
  593. 5.3   Regular Transactions
  594.  
  595. With Financial Accounts, you can set up regular transactions (direct debits).
  596. To do so, put the data display window in regular transaction mode. Then
  597. click on the add or edit icon as appropriate and the edit window should then
  598. appear.
  599.  
  600. You will be asked for the following:
  601.  
  602. Start Date     Start date of transaction
  603. End Date       End date of transaction
  604. Frequency      Frequency in days, months or weeks
  605. From           Account the transaction comes from
  606. To             Account the transaction goes to
  607. Reference      Reference given to the transaction
  608. Type           Transaction type given to the transaction
  609. Marker         Marker given to the transaction
  610. Debit          The debit amount
  611. Credit         The credit amount
  612. VAT Code       VAT Code given to the transaction
  613.  
  614. Since V1.30, the Apply button actually updates the regular transactions
  615. according to the system date, instead of just writing the transactions from
  616. the start date to the end date.  This means that people without battery
  617. backed clocks (well done Commodore, NOT!) then the system date will have to
  618. be updated to the present day for the regular transactions to work properly.
  619.  
  620. Please note that when you load a file that has regular transactions already
  621. entered, they will all automatically be `applied' so the accounts are updated
  622. to the present day.  When this happens, make sure you save the file after
  623. it is finished with so that Financial Accounts knows when the account data
  624. files were last updated.
  625.  
  626. 5.4   Investments
  627.  
  628. If you like investing money, then here's are good place to keep track of it
  629. all.  Make sure the data display window is in investments mode.  Click on
  630. the add or edit icon as appropriate.  The edit window should then appear.
  631.  
  632. You will then be asked the following:
  633.  
  634. Reference      The name of the investment
  635. Unit Price     The current value of each unit
  636. Quantity       The number of items you own
  637.  
  638. 6  LISTING REPORTS
  639.  
  640. When you select a report to list, a report options window will appear.  From
  641. here you can select where to output the report to, the screen or the printer.
  642. On some reports you can also select whether to report on only the currently
  643. open account, or all of the accounts.  All of the following reports are
  644. obtained from the "Reports Menu".
  645.  
  646. 6.1   Markers                 List of markers
  647. 6.2   Transaction Types       List of transaction types
  648. 6.3   VAT Codes               List of vat codes
  649. 6.4   Budget                  List of budget
  650. 6.5   Regular Transactions    List of regular transactions
  651.  
  652. 6.6   Account Summary
  653.  
  654. This report gives a list of accounts, including its number, the number of
  655. transactions it currently contains and its current balance.
  656.  
  657. 6.7   Account Statement
  658.  
  659. List all manual transactions in date order, in the form of a bank statement.
  660.  
  661. 6.8   Income & Expenditure
  662.  
  663. This report lists all income and expenditure transaction types with its
  664. totals.
  665.  
  666. 6.9   Budget Progress
  667.  
  668. This reports shows actual figures against budgeted income & expenditure.
  669.  
  670. 6.10  VAT
  671.  
  672. This report lists all the manual transactions in date order, showing the net 
  673. value, the VAT elements and the gross value.
  674.  
  675. 6.11  Portfolio
  676.  
  677. This report lists all the investments and their current value.
  678.  
  679. 6.12  Networth
  680.  
  681. This reports lists all your assets (accounts in credit and investments) and
  682. liabilities (accounts in debit).  The total assets and liabilities are
  683. shown at the end with your networth.
  684.  
  685. 7  PREFERENCES
  686.  
  687. To set the following preferences, select "Preferences" from the system menu.
  688. When you have altered any of the following preference, select "Save Config"
  689. from the "System" menu to save the changes.
  690.  
  691. 7.1   Autoload
  692.  
  693. Financial Accounts can be made to automatically load a file when it is first
  694. loaded.  To switch auto loading on, click on the AutoLoad tickbox and enter 
  695. the path and file name in the enterbox, or use the file requester by clicking
  696. on the "File" icon.
  697.  
  698. 7.2   Autosave
  699.  
  700. Financial Accounts can be made to automatically save the currently open file
  701. every set number of minutes.  To switch auto saving on, click on the AutoSave
  702. tickbox and set the required number of minutes.
  703.  
  704. 7.3   Confirm Deletes
  705.  
  706. If you want to be asked if your sure about deleting an entry, then turn on
  707. this option by clicking on the Confirm Deletes tickbox.
  708.  
  709. 7.4   Auto Update Entries
  710.  
  711. When you change a code used in the set up, eg a transaction type code, it is
  712. a real pain looking through all your entries, replacing the old code with
  713. the new one.  Financial Accounts however has the option of automatically
  714. updating all your entries and changing the codes accordingly.
  715.  
  716. To switch this option on, click on the "Auto Update Entries..." tickbox.
  717.  
  718. 7.5   Date Format
  719.  
  720. In some areas of the world, the date format differs slightly.  Financial
  721. Accounts gives you two options: DD/MM/YYYY, or MM/DD/YYYY.  The dates that
  722. have already been entered are automatically displayed in the selected format.
  723.  
  724. 8  PRINTER SET UP
  725.  
  726. The printer set up window can be opened by selecting "Printer Set Up" from
  727. the "System" menu.  Remember to save any changes by selecting "Save Config"
  728. from the "System" menu.
  729.  
  730. 8.1   Page Set Up
  731.  
  732. For the page set up, you are given four options:
  733.  
  734. Page length       Sets the maximum number of lines that can be printed
  735. Page width        Sets the maximum number of columns that can be printed
  736. Top margin        Sets the number of lines to skip at the start of the page
  737. Bottom margin     Sets the number of lines to skip at the end of the page
  738.  
  739. 8.2   Paper Type
  740.  
  741. You can choose from three different paper types:
  742.  
  743. Single sheets  This sends data one page at a time
  744. Sheet feeder   If you have a sheet feeder, use this
  745. Continuous     If you have continuous paper, the title of the report is
  746.                skipped at the top of each page, but the page number remains.
  747.  
  748. 8.3   Reset Printer
  749.  
  750. Sometimes the current settings on the printer need to be reset before the
  751. options entered in the financial accounts printer set up window can work
  752. properly.  Its main use is to reset the settings sent by the workbench
  753. printer prefs.  Use this if you have problems, it may help.
  754.  
  755. 8.4   Auto Elite
  756.  
  757. Some of the reports are wider than the standard maximum of 80 columns.  When
  758. this is the case, most printers can be set to elite mode, or higher, which
  759. essentially reduces the text size and therefore can have more columns.  Elite
  760. mode normally gives 12 cpi, ie 96 characters.  This option automatically
  761. switches elite mode on, though it may not work on some printers, so you'll
  762. have to do it manually.  Read the printers instruction manual on how to do
  763. this.
  764.  
  765. 9  MISCELLANEOUS
  766.  
  767. 9.1   Rename A Project File
  768.  
  769. This is used to properly rename a project file.  Select "Rename A Project
  770. File" from the project menu.  When you have selected a project name, a
  771. window will appear with the project name, excluding the .FA suffix.  Rename
  772. the project as required, remember not to put .FA on the end, this will be
  773. done automatically.  Then hit return, and the project will be renamed.
  774.  
  775. NOTE: If you rename a project that is currently opened, make sure you
  776. reload the file you just renamed, because Financial Accounts will try
  777. to write to a now non-existent file.
  778.  
  779. 9.2   Rename A DOS File
  780.  
  781. To rename a dos file, select "Rename A DOS File" from the project menu.
  782. The file requester will appear asking for you to select a file to rename.
  783. When you have selected a file name, a window will appear with the original
  784. file name.  Simply edit the file name and hit return and the file will be
  785. renamed.  
  786.  
  787. NOTE: Never use this option to rename a Financial Accounts project because
  788. these are made up of more than one file.  See [9.1]
  789.  
  790. 9.3   Delete A DOS File
  791.  
  792. To delete a dos file, select "Delete A DOS File" from the project menu.
  793. The file requester will appear asking for you to select a file to delete.
  794. When you have selected a file, you'll be asked if you are sure, and if
  795. yes, the file will be deleted.
  796.  
  797. 9.4   Password Protection
  798.  
  799. As from version V1.30, a password can be added to your file to stop anyone
  800. from looking at your file.  To set the password, select "Define Password"
  801. from the project menu.  If there is already a password in the file, you will
  802. be asked for the password before it can be altered.
  803.  
  804. The password window should now pop up, simply asking for the password and a
  805. "Case Sensitive" tickbox.  When this is off, it means that any case
  806. discrepencies in the password go unnoticed, ie DOG BREATH = dOg BreATH.
  807.  
  808. When a file with a password is loaded, you will only be given one chance to
  809. enter the correct password, else an "Access Denied !" message is displayed.
  810.  
  811. 9.5   Account Ecryption
  812.  
  813. You need not worry about people viewing your account data on a text editor,
  814. because as from V1.30, all account data is automatically encrypted !  This
  815. means the account data file will look like a load of rubbish when it is
  816. viewed on a text editor.
  817.  
  818. Please note that only account data and the password is encrypted.
  819.  
  820. 9.6   Shortcuts
  821.  
  822. Financial Accounts has several shortcuts for its menu options.
  823.  
  824. Project Menu
  825.  
  826. New File       Amiga + N
  827. Load File      Amiga + L
  828. Save File      Amiga + S
  829.  
  830. Edit Menu
  831.  
  832. Add            Amiga + A
  833. Edit           Amiga + E
  834. Delete         Amiga + D
  835. Cut            Amiga + C
  836. Copy           Amiga + G
  837. Paste          Amiga + P
  838. Search         Amiga + F
  839.  
  840. Set Up Menu
  841.  
  842. Accounts       Left Alt + A
  843. Markers        Left Alt + M
  844. T. Types       Left Alt + T
  845. VAT            Left Alt + V
  846.  
  847. Mode Menu
  848.  
  849. Transactions   Right Alt + T
  850. Budget         Right Alt + B
  851. Regular Trans. Right Alt + R
  852. Investments    Right Alt + I
  853.  
  854. 9.7   Multi-tasking
  855.  
  856. Financial Accounts is able to multi-task with the workbench.  To flip between
  857. the Workbench and the Financial Accounts screen, press: Left Amiga + A.
  858.  
  859. Version 2 will use a proper intuition screen and will multi-task along side
  860. other workbench programs in the normal manner.
  861.  
  862. 9.8   Registering
  863.  
  864. Right, now you've had a chance to try out Financial Accounts,  now it's time
  865. to buy the full version !  You may already have become aware that only three
  866. months after the start of the financial year can be accessed by this
  867. unregistered version.
  868.  
  869. Registering will get you:
  870.  
  871.    . The full latest version of Financial Accounts V1
  872.    . Any updates that are made to version 1 (see [9.7] below)
  873.    . A technical support line for any computer related problems
  874.  
  875. All for the ridiculously low price of £10 !!  I must be mad.
  876.  
  877. To register, send £10 UK Sterling as a Postal Order or Cheque (UK only) or
  878. International Money Order, made payable to Mark Simonetti, to:
  879.  
  880.    Mr M. Simonetti
  881.    3 Sandhurst Road
  882.    Leicester
  883.    Leicestershire
  884.    LE3 6RB
  885.    ENGLAND
  886.  
  887. Please state your address clearly in block capitals.
  888.  
  889. When registering, please include:
  890.  
  891.    . What version of Financial Accounts you have
  892.    . The model of your computer (just for reference).
  893.    . Your computer's kickstart version (v1, v2, v3, etc.)
  894.    . Your name and address
  895.    . Your internet address (if applicable)
  896.    . Any suggestions/bugs/improvements/ideas/comments
  897.    . Any computer related problems
  898.  
  899. Please allow a week or so for cheque clearance, etc. before the program is
  900. sent.  Postal orders usually clear much quicker, so you may get the program
  901. in only three or four days.
  902.  
  903. If you do have any problems relating to the use of Financial Accounts V1,
  904. please make sure that you have read the documentation properly before
  905. sending a letter.
  906.  
  907. Thankyou.
  908.  
  909. 9.9   Contacting The Author
  910.  
  911. If you would like to contact me, you can write to the address shown above,
  912. or email me at:
  913.  
  914.    msimon@stayfree.co.uk
  915.  
  916. I usually read all by mail promptly, but sometimes I have a lot of work on,
  917. and can take up to a week !
  918.  
  919. 9.10  Future
  920.  
  921. Version 1 of this program may go through a few updates which could include
  922. the following.. (registered users will receive these updates free)
  923.  
  924.    . Expanded report options
  925.    . Faster calculating system
  926.    . Search/replace system
  927.    . More keyboard shortcuts
  928.    . Anything else I can think of
  929.    . Your suggestions
  930.  
  931. As for new versions, it seems that for now there will be no v2, not at least
  932. until late '96, or early '97.  The problem is that I am nearing the end of
  933. my final year at college, and I must hand in all outstanding work.. which
  934. means I have no time for programming !
  935.  
  936. 9.11  Known Bugs/Suggestions
  937.  
  938. This program has gone through a few changed since the shareware release and
  939. is now version 1.42 (more info in "History" file).
  940.  
  941. As far as I know there aren't any bugs in the program, but if you do come
  942. across any however, big or small, please tell me immediately !
  943.  
  944. If you have any suggestions for improving the program, or anything you'd like
  945. to see appear in version 2, then let me know.
  946.  
  947. 9.12  Distribution
  948.  
  949. No commercial usage is permitted without written permission from the author.
  950. Everything in this distribution must be kept together, in original unmodified
  951. form.
  952.  
  953. 9.13  Disclaimer
  954.  
  955. Financial Accounts V1.xx is supplied "AS IS" without any warranty of any 
  956. kind, either expressed or implied.  The entire risk concerning the use of
  957. Financial Accounts V1.xx is assumed by the user.
  958.  
  959. In no event will M. Simonetti or any person involved in the production of
  960. Financial Accounts V1.xx be liable for damages, direct, indirect, incidental
  961. or consequential, resulting from any fault in this program.
  962.  
  963. The term V1.xx means that the above applies to any version of Financial
  964. Accounts, ie the xx can stand for any number.
  965.  
  966. This disclaimer also applies to the "InstallFA" program.
  967.  
  968. 9.14  Other
  969.  
  970. The author reserves the right to update the software and/or documentation
  971. without notice.
  972.